۱. امضای مجاز و حدود اختیارات

امضای اسناد، قراردادها و مکاتبات اداری صرفاً باید توسط اشخاصی انجام شود که طبق قوانین، مقررات، آیین‌نامه‌ها و ابلاغ‌های رسمی، دارای اختیار قانونی امضا هستند. امضای خارج از حدود اختیارات یا بدون تفویض اختیار معتبر، می‌تواند موجب:

            •          عدم اعتبار سند از نظر حقوقی،

            •          ایجاد مسئولیت شخصی برای امضاکننده،

            •          و در برخی موارد، تضییع حقوق دانشگاه یا بیت‌المال شود.

 

بنابراین، آشنایی دقیق با حدود اختیارات سازمانی و رعایت سلسله‌مراتب اداری در امضا، امری ضروری است.

 

۲. مسئولیت حقوقی و قانونی امضاکننده

امضای هر سند اداری یا قرارداد، به‌منزله پذیرش مفاد آن و اعلام اراده رسمی دانشگاه تلقی می‌شود. در صورت بروز تخلف، اشتباه یا ورود خسارت، امضاکننده ممکن است حسب مورد با مسئولیت اداری، مالی، مدنی یا حتی کیفری مواجه شود؛ به‌ویژه زمانی که:

            •          امضا بدون بررسی محتوای سند انجام شده باشد،

            •          قوانین و مقررات بالادستی رعایت نشده باشد،

            •          یا امضا خارج از حدود وظایف و اختیارات قانونی صورت گرفته باشد.

 

دقت در مطالعه، بررسی و اخذ نظر کارشناسی حقوقی پیش از امضا، از مهم‌ترین راهکارهای کاهش این مسئولیت‌هاست.

 

۳. مکاتبات اداری و آثار حقوقی آن

مکاتبات اداری، اعم از نامه‌ها، پاسخ‌ها، صورت‌جلسات، مکاتبات الکترونیکی و ابلاغ‌ها، در بسیاری از موارد دارای ارزش و اثر حقوقی هستند و می‌توانند به‌عنوان مستند در مراجع نظارتی، دیوان محاسبات، سازمان بازرسی یا مراجع قضایی مورد استناد قرار گیرند.

 

لذا در تنظیم مکاتبات اداری باید به موارد زیر توجه شود:

            •          استفاده از عبارات دقیق، شفاف و غیرقابل تفسیر نادرست،

            •          پرهیز از ایجاد تعهد یا اعلام نظر قطعی بدون مجوز قانونی،

            •          رعایت ادبیات رسمی و حقوقی متناسب با موضوع،

            •          و ثبت و بایگانی صحیح مکاتبات به‌عنوان اسناد رسمی دانشگاه.

 

جمع‌بندی

رعایت ملاحظات حقوقی در امضا و مکاتبات اداری، نه‌تنها موجب حفظ منافع دانشگاه می‌شود، بلکه از ایجاد مسئولیت‌های ناخواسته برای مدیران و کارشناسان نیز جلوگیری می‌کند.