فهرست مطالب:

مقدمه

روش اجرای برنامه 

---

 

مقدمه

به طور کلی، فرآیندها از مهمترین ارکان هر سازمان‌اند که فعالیت‌های اجرایی، سازماندهی نیروی انسانی و حتی ساختار تشکیلاتی را تحت تأثیر قرار می‌دهند. به عبارت دیگر، فرآیندها به دنبال تحقق اهداف اساسی سازمان‌اند و در نگرش سیستمی با یکدیگر در تعامل‌اند. بدون تردید، قبل از هرگونه تغییر، باید به فرآیندها مراجعه کرد. بنابراین، مستندسازی فرآیندها اولین گام برای بهبود سازمان خواهد بود. امروزه بحث شناسایی و مدلسازی فرآیندهای سازمانی، بحثی است که در بسیاری از سازمان‌ها با ابعاد کوچک و بزرگ مطرح است، مباحث مدیریت و مدل‌سازی فرآیندهای سازمانی می‌تواند به عنوان عامل مهمی در موفقیت کسب و کار سازمان‌ها در نظر گرفته شود.

زبان نشانه‌گذاری مدل‌سازی فرآیندهای کسب و کار[1] استانداردی جهت تدوین دیاگرام فرآیندهای کسب و کار است. شامل مجموعه‌ای از اشکال گرافیکی (هندسی) می‌باشد که مبتنی بر نمودار گردشی[2] توسعه یافته‌اند.  BPMNابزار اصلی در تکنولوژی مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌باشد. مزیت اصلی استفاده از این زبان، قابلیت تبدیل آن به زبان‌هایی است که قابل پردازش توسط موتورهای گردش­ کار و فرآیند است.

به منظور تحقق بند ۱2[1] سیاست‌های کلی نظام اداری ابلاغی مقام معظم رهبری و در اجرای ماده ۳۶[2] قانون مدیریت خدمات کشوری و برنامه توسعه دولت الکترونیک و هوشمندسازی اداری موضوع نقشه راه اصلاح نظام اداری مصوبه شورای عالی اداری ابلاغی ریاست محترم جمهوری و دستورالعمل شماره ۱۳7047 مورخ 7/۱۱/۱۳۹۳ اصلاح فرآیندها و روش‌های انجام کار، معاونت توسعه مدیریت و برنامه‌ریزی منابع دانشگاه بر این باور است موضوع نوین‌سازی و ایجاد تحول در نظام اداری متناسب با تغییرات سریع در حوزه‌های سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و تکنولوژی و تأثیرات مستقیم و غیرمستقیم آن بر سازمان‌ها از یکطرف و سایر الزامات نظیر قوانین برنامه توسعه، برنامه جامع اصلاح نظام اداری، قوانین و مقررات خاص حوزه سلامت، سیاست‌ها و برنامه‌ها و محدودیت‌های موجود از طرف دیگر شرایطی را بوجود آورده که می‌بایست دانشگاه با بهره‌گیری از تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریتی نه تنها خود را با اینگونه الزامات و تغییرات هماهنگ و حداقل شرایط موجود را حفظ نمایند بلکه از این طریق زمینه‌های ادامه روند رشد و ارتقا را فراهم آورند. لیکن علیرغم پیش‌بینی و اجرای تدابیر و ساز و کارهای متفاوت، متأسفانه به دلیل وجود و بروز نارسایی‌های جدی در رویکرد، برنامه‌ریزی و اجرا توفیق کامل نبوده است، بنابراین در این مرحله با توجه به انتخاب رویکرد سیستمی و ایجاد عزم و باور به وسیله طراحی نظامی مبتنی بر مدیریت مشارکتی غیر متمرکز امید است عموم مدیران و کارکنان، این مهم را به درستی درک و اجرا نمایند تا به زودی شاهد کاهش هزینه‌ها، کوتاه شدن زمان و مراحل انجام کار، تسهیل و تسریع در انجام امور، استفاده از فناوری اطلاعات، رضایت‌مندی ارباب رجوع، ایجاد ارزش افزوده، تحول و نوسازی نظام اداری دانشگاه باشیم.

 

روش اجرای برنامه

در راستای اجرای برنامه استراتژیک معاونت توسعه با عنوان تدوین سیستماتیک کلیه فرآیندها احصا، مستندسازی و اصلاح فرآیندهای کلیدی معاونت توسعه جهت همراستا کردن و سازگاری فرآیندها با اهداف استراتژیک سازمان و شفاف‌سازی و تسهیل در امر بهینه‌سازی امور و برنامه‌ریزی به موقع، کنترل منابع سازمان و رسیدن به اهداف استراتژیک، در ابتدای سال 1401 آغار گردید. ارکان اجرائی برنامه: تیم رابطین تحول اداری معاونت توسعه، مدیران حوزه‌های زیرمجموعه و اداره تحول، برنامه ریزی و تعالی منابع انسانی می‌باشد.

گام‌های اجرایی برنامه به شرح ذیل می‌باشد:

• فاز 1:
• تشکیل تیم رابطین فرآیندها
• برگزاری دوره‌های آموزشی ویژه رابطین (آموزش مدیریت فرآیند، استاندارد BPMN و مدلسازی فرآیند در بستر نرم‌افزار Microsoft Visio)
• شناسایی فعالیت‌ها
• شناسایی ورودی‌ها (دریافتی‌های) فرآیند و فرآیندها یا ذینفعان تأمین‌کننده ورودی
• شناسایی خروجی‌ها (خدمات) و فرآیندها یا ذینفعان استفاده کننده خروجی ها و خدمات
• شناسایی کنترل‌ها و فرآیندها یا ذینفعان کنترل‌کننده
• شناسایی ذینفعان
• تعیین شاخص پایش و اندازه‌گیری (معیار پذیرش، مسئول پایش، دوره‌های پایش)
• تدوین شناسنامه فرآیند
• مدلسازی کلیه مراحل فوق‌الذکر بر اساس استاندارد BPMN در بستر نرم‌افزاری Microsoft Visio

 

• فاز 2:
• تشکیل تیم بهبود
• پایش و اندازه‌گیری فرآیند با توجه به شاخص تعریفی در شناسنامه هر فرآیند
• شناسایی مسائل یا مشکلات فرآیند در قالب جلسات طوفان فکری
• اولویت‌بندی مسائل و مشکلات کلیدی شناسایی شده (امتیاز پیچیدگی و اهمیت خدمت و تصویر خدمت طبق پرسشنامه 1 دستورالعمل اصلاح فرآیندها و روش های انجام کار سازمان مدیریت)
• ارائه راهکارهای اجرایی برطرف نمون مشکلات به منظور بهبود و اصلاح فرآیندها

 

• فاز 3:
• اصلاح و بازطراحی فرآیندهای اولویت‌بندی شده
• تشکیل جلسات اصلاح فرآیند
• پیاده‌سازی فرآیند اصلاح شده