معرفی گروه مهندسی سازمان

 

نظام اداری ابزاری است جهت تحقق اهداف هر نظام، موفقیت هر کشور در استفاده بهتر از منابع داخلی و اجرای برنامه‌های توسعه اجتماعی و اقتصادی تنها از طریق دستگاه اداری کارآمد و نیروی انسانی کاردان و شایسته امکان پذیر است. نظام اداری از ابعادی همچون نیروی انسانی، تشکیلات، قوانین و مقررات و روشهای انجام کار تشکیل یافته است. نظام تشکیلاتی و نحوه‌ی سازماندهی نیروی انسانی در هر سازمان، نقش مهم و بسزایی در رسیدن به اهداف سازمان دارد. هدف از تشکیلات اداری و سازماندهی نیروی انسانی عبارت است از:

  1- توزیع و تخصیص وظایف بطوریکه فعالیتهای سازمانی با حداقل دوباره‌کاری و کمترین تداخل و بطور موثر و اقتصادی صورت پذیرد.

  2- تعیین و مشخص نمودن حیطه اختیار و مسئولیت واحدهای اداری بطوریکه این سازمانها بطور منظم تحت خط‌مشی‌ها و سیاستهای مقرر عمل کنند.

برای اجرای موثر و موفقیت‌آمیز وظایف، هر سازمان باید دارای ساختار سازمانی و تشکیلات موثری باشد بطوریکه وظایف و مسئولیتها به روشنی بین واحدهای مختلف تقسیم شده و به آنها حداکثر قدرت و اختیار در برابر مسئولیتها و وظایف داده شود. یک تشکیلات اداری مناسب نه تنها از دوباره‌کاری، اختلاف، اصطکاک و اتلاف نیروها جلوگیری می‌نماید، بلکه ضمن داشتن قابلیت انعطاف قادر به پاسخگویی به سیاستها و طرحهای جدید هم می باشد.

در این دانشگاه نیز وظایف مربوط به ساختار سازمانی و مجموعه پستهای مرتبط با آن بعهده واحدی به نام گروه کارشناسان مهندسی سازمان می باشد.

بدیهی است هر اندازه بدنه کارشناسی گروه مهندسی سازمان قوی‌تر باشد، می‌تواند در تهیه ساختار سازمانی مناسب موفق‌تر عمل نماید و مدیران ارشد سازمان را در رسیدن به اهداف و ماموریتهای سازمانی یاری نماید.

آنچه که تاکنون توسط این گروه در راستای تهیه و تدوین تشکیلات انجام شده با هماهنگی مدیران محترم ستادی و واحدهای تابعه و بررسی‌های کارشناسی بوده است که ضمن حفظ پویایی تشکیلات موجب رفع نیازهای تشکیلاتی در جذب نیروهای متخصص و مورد نیاز گردیده است. و این مهم میسر نمی‌گردید مگر با حمایت مدیران ارشد دانشگاه و همکاران سایر واحدها که همواره این گروه را در انجام وظایف یاری نموده و جای تشکر و قدردانی از همه مدیران و همکاران محترم دانشگاه را دارد و امیدوار است از این به بعد هم با اهمیت دادن به نظرات کارشناسی گروه مهندسی سازمان، این گروه را ارشاد و راهنمایی نمایند.

در تدوین ساختار و مجموعه پستهای سازمانی چند نکته حائز اهمیت است:

  - شناخت وظایف و فعالیتهای معاونتها و مدیریتهای دانشگاه و واحدهای تابعه

  - شناخت نحوه ارتباط معاونتها و مدیریتهای دانشگاه و واحدهای تابعه

  - ایجاد پستهای سازمانی مناسب جهت ایفای وظایف و و فعالیتهای معاونتها و مدیریتهای مزبور و واحدهای تابعه متناسب با نیازهای روز و پیش‌بینی نیازهای آتی

  - عدم ایجاد پستهای سازمانی که هیچگونه تناسب و سنخیتی با وظایف و فعالیتهای موجود در یک واحد ندارند.

  - آشنا بودن با ضوابط و دستورالعمل‌های تدوین ساختار و تهیه تشکیلات با رعایت سیاستهای کلان دولت، وزارتخانه متبوع و دانشگاه

 
شرح وظایف گروه مهندسی سازمان

  - برنامه‌ریزی در مورد بازنگری تشکیلات کل دانشگاه پس از ابلاغ مراجع ذیصلاح دانشگاه با در نظر گرفتن ضوابط و سیاستهای وزارتخانه متبوع

  - مطالعه و بررسی مستمر تشکیلات تفصیلی دانشگاه با توجه به توسعه و گسترش فعالیتهای واحدهای دانشگاه و بمنظور بروز نگهداشتن مجموعه

  - نظارت بر تخصیص پست، صدور احکام از لحاظ اجرای صحیح تشکیلات مصوب و رعایت مقررات استخدامی

  - شرکت در جلسات هماهنگی با مسئولین واحدها در ارتباط با نیازهای تشکیلاتی آنها

  - تهیه و تدوین تشکیلات مورد نیاز واحدهای تابعه

  - بررسی پیشنهاد تبدیل، تغییر عنوان و ایجاد پستهای سازمانی واحدهای تابعه از طریق بازدید، کاربینی و مذاکره با واحدهای مربوطه در زمینه امور تشکیلاتی

  - بررسی و اعلام نظر در خصوص پستهای پیشنهادی جهت انتقال و انتصاب کارکنان

  - اقدام به تهیه تشکیلات واحدهای جدیدالتاْسیس

  - هماهنگی و همکاری با کارگزینی اداری و هیاْت علمی و استخدام بمنظور تهیه و استخراج پستهای سازمانی جهت اخذ مجوز استخدام، نقل و انتقال و یا بکارگیری نیروهای مورد نیاز

  - تهیه و تنظیم شرح وظایف پستهای سازمانی کارکنان غیرآموزشی همراه با شناخت صحیح دقیق مشاغل از طریق مصاحبه با شاغلین پستهای سازمانی و طرق دیگر و ابلاغ شرح وظایف مدون به واحدهای تابعه جهت اجرا

  - تهیه و تنظیم شرح شغل کارکنان غیرآموزشی همراه با شناخت صحیح دقیق مشاغل از طریق مصاحبه با شاغلین پستهای سازمانی و طرق دیگر

  - همکاری با گرو‌ه مهندسی مشاغل و گروه کارشناسان آموزش و توانمندسازی کارکنان در خصوص هماهنگی در زمینه‌های شرح شغل، رسته و رشته شغلی

  - همکاری در تهیه و تنظیم جداول آماری در زمینه های مختلف تشکیلاتی جهت ارائه به وزارتخانه متبوع و سایر مراجع ذیصلاح

  - همکاری در ارائه آمارهای تشکیلاتی، پرسنلی و دانشجویی مورد نیاز برای تنظیم بودجه سالیانه