همکارانی که تا تاریخ ۲۰ فروردین ۱۴۰۲ برنده شده اند تا ۲۰ اسفندماه فرصت دارند تا نسبت به ثبت نام قطعی و دریافت معرفی نامه از طریق سامانه اقدام نمایند.

برای سایر تاریخ ها سامانه از ۱۵ روز قبل از تاریخ شروع سهمیه برای برندگان قرعه‌کشی فعّال خواهد‌‌ شد و در صورت عدم ثبت‌نام قطعی تا ۵ روز قبل از زمان سفر،  برای آن فرد بسته می‌شود.

عدم مراجعه برندگان قرعه‌کشی در زمان تعیین‌شده به منزله انصراف تلقی خواهد ‌شد و سهمیه فوق به صورت سهمیه‌های آزاد از طریق کانال‌های ارتباطی اداره رفاه و تعاون کارکنان دانشگاه جهت استفاده سایر همکاران اطلاع‌رسانی خواهد شد.